Pracuj mądrze, a nie ciężko: 7 sposobów na większą efektywność w pracy
Kiedyś usłyszałem zdanie: „Nigdy nie będziemy mieć dość czasu, aby zrobić wszystko to, czego chcemy, ale mamy go wystarczająco dużo, aby zrobić to, co najważniejsze” – czas pokazał, że to zdanie oddaje wiele prawdy.
Obojętnie w jakiej działasz branży, w ciągu dnia mało kiedy jesteś w stanie zrobić wszytko to, co trzeba. Niestety to powoduje, że ciągle myślisz o pracy lub o tym, co można w niej zrobić, tym samym nieustannie czujesz, że masz coś jeszcze do zrobienia. To nie ma dobrego wpływu na Twoją efektywność, samopoczucie oraz zdrowie.
Zatem, czy warto więcej pracować, aby zrealizować wszystko to, co trzeba? Prawdopodobnie nie, myślę, że to błędne koło, a nasza wydajność powyżej 50 godzin pracy tygodniowo znacznie się obniża.
Zamiast tak radykalnego poświecenia, jak praca po godzinach, możesz popracować nad swoją wydajnością i skupić się na naprawdę istotnych kwestiach.
Chciałbyś lepiej zarządzać swoimi zadaniami?
1. Skoncentruj się najpierw na najważniejszych zadaniach
Wyznaczanie priorytetów to temat, który pojawia się na każdym kroku, jeżeli chodzi o realizację celów – nie bez powodu. Bez względu na to, czy masz duży projekt do zrealizowania, czy też kilka mniejszych, by sprawnie działać, trzeba wybrać to, co istotne.
Tworząc listę spraw do zrobienia, wszystko może wydawać się bardzo ważne, lecz jeśli nie nadasz zadaniom odpowiedniego priorytetu, praca wydaje się bardziej przytłaczająca.
Ze sporządzonej listy wybierz od 3 do 5 zadań o najwyższym priorytecie. Zrób to skrupulatnie i koncentruj się na tych, które mogą dać duże efekty lub są naglące.
Skupiaj się na jednym zadaniu na raz, zanim przejdziesz do zadań mniej krytycznych. Kiedy to zrobisz, poczujesz się bardziej produktywny i mniej niespokojny – a to wpłynie na Twoją pozostałą część dnia.
2. Ciesz się małymi zwycięstwami – mierz swoje wyniki, a nie swój czas
Mierząc efektywność swojej pracy, często robimy to w blokach czasowych, jednak mało kiedy mierzy się, to co faktycznie zostało osiągnięte.
Dla przykładu: jeśli przez ostatnie 4 godziny tworzone były posty na social media, ale praca nie została dokończona, to możesz czuć niezadowolenie oraz możesz mieć poczucie słabo wykonanego zadania.
Jeśli jednak skupisz się na efektach, to zwrócisz uwagę, na kilka elementów, jak np.: przygotowałeś 2 różne szablony, które są ze sobą spójne, masz listę tematów na posty na 30 dni, masz przygotowanych kilka opisów tematycznych oraz wybrane #, a także grupy odbiorców.
Patrząc z perspektywy tych godzin, jesteś w stanie zauważyć kilka małych zwycięstw, dzięki którym dostrzeżesz efekty swojej pracy.
Swoją drogą, czujemy się dobrze, gdy widzimy efekty pracy, a wykonane zadanie nawet w małych częściach jest dobrym powodem, by przybić sobie piątkę.
3. Planuj z wyprzedzeniem
Zrób listę wszystkich zadań, które musisz wykonać, i podziel je na pojedyncze dni. Nie musisz tworzyć listy w żadnej kolejności, po prostu zapisuj niezbędne zadania. Ta swobodna forma organizacji, pomoże Ci zapamiętać zadania, o których w innym przypadku mógłbyś zapomnieć.
Następnie ustal priorytety swojej listy zgodnie z pierwszym punktem. Teraz gdy wiesz już, co należy zrobić w ciągu dnia, zacznij nadawać priorytet swoim zadaniom. W razie potrzeby podziel duże zadania na małe. Zastanów się, co należy zrobić teraz, co należy zrobić przed końcem dnia i co można zrobić następnego dnia.
Jeśli chcesz jak najszybciej zakończyć projekt, na początku dnia zarezerwuj wystarczająco dużo czasu na wykonanie tego zadania. Zaplanuj mniejsze priorytety po obiedzie lub pod koniec dnia.
Weź pod uwagę swoje nawyki pracy. Ustalanie priorytetów i planowanie to jedno, ale wykonywanie tej pracy w ramach własnego harmonogramu to zupełnie inna sprawa.
4. Kiedy pracujesz – pracuj
Wiele osób, które chcą uzyskać bardziej produktywne nawyki, mówi o potrzebie inspiracji lub motywacji. Wysoce produktywni ludzie zamiast tego skupiają się na rozpoczęciu pracy – niezależnie od tego, czy są zmotywowani, czy nie.
Problemy ze „zmotywowaniem”, mogą pojawić się dlatego, że patrzysz na ilość zadań w jednym projekcie.
Jeśli czujesz się przytłoczony lub zwlekasz – zacznij coś robić – na przykład podziel zadanie na mniejsze fragmenty – a łatwiej będzie Ci kontynuować, lub zrób cokolwiek.
Podejmowanie działań prowadzi do motywacji. Nie oszukuj się – nie czekaj, aż będziesz zmotywowanym, pracuj, gdy pracujesz.
5. Zadbaj o rytm pracy i przerwy
Nie możesz być skuteczny w pracy, jeśli nie masz czasu na przerwę. Pozwól sobie na chwilę spokoju od pracy co kilka godzin. Zjedz przekąskę, idź na spacer lub medytuj, aby naładować swój organizm do bycia bardziej efektywnym – o ile możesz sobie na takie aktywności pozwolić.
Dodatkowo po pracy, nie pracuj. Jeśli zmusisz się do zaprzestania pracy po jej zakończeniu, będziesz bardziej efektywny, gdy faktycznie jesteś w pracy. Ustaw konkretny czas na zakończenie swoich zadań i trzymaj się go. Zaplanuj coś ciekawego po pracy i znajdź zdrową aktywność, aby się wyciszyć i odpoczać – na przykład spacer.
6. Nie trać energii na wykonywanie wielu zadań jednocześnie
Wszyscy wierzymy, że jesteśmy wielozadaniowymi robotami.
W rzeczywistości ludzie po prostu nie są w stanie robić wielu rzeczy naraz.
Zamiast tego po prostu bardzo szybko przenosimy naszą uwagę z jednego zadania na drugie.
Więc następnym razem, gdy będziesz mieć ochotę na wielozadaniowość, przestań. Odetchnij, a następnie wróć, aby skupić się na jednej rzeczy, którą należy teraz zrobić. Gdy to zrobisz, możesz przejść do czegoś innego.
Zrób eksperyment i porównaj, co działa najlepiej!
7. Dobieraj zadania pod siebie
Nie każdy jest wystarczająco uprzywilejowany, aby zarabiać na życie z tego, co kocha robić. Nawet jeśli podążasz za swoimi marzeniami i pasjami, nadal będą zadania, których nie lubisz wykonywać. W obu przypadkach, skup się bardziej na pracy, którą faktycznie lubisz robić.
Jeśli masz taki komfort pracy, deleguj to, co może sprawić Ci dużą trudność, a skup się na tym, co faktycznie możesz zrobić na wysokim poziomie.
Jeśli jesteś mechanikiem, a nie lubisz załatwiać spraw księgowych i prawnych, znajdź odpowiednie osoby, które mogą Ci w tym pomóc.
Clou całego wpisu
Osoby, które pracują skutecznie i mądrze, niekoniecznie są genialne – po prostu znalazły strategie, które pozwalają pokonać prokrastynację i robią to dobrze.
Autor
Adrian Lonogsz
Coaching | Konsultacje | E-mail marketing
„Rozwój to nie tylko praca, ale styl życia, który towarzyszy mi od 10 lat„
Moją misją jest pobudzanie do działania i zdobywania swoich celów, dzięki którym można poprawić jakość swojego życia.
